Narodna skupština Republike Srbije je na sednici održanoj 24. januara 2020. godine usvojila Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“ br. 6/2020, „Zakon“). Zakon je stupio na snagu osmog dana od dana objavljivanja u „Sl. glasniku RS“, a njegova primena je počela 2. februara 2021. godine.
Ovim Zakonom uređuje se sistem zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, utvrđuju uslovi i način korišćenja arhivske građe, utvrđuje se pravna regulativa koja se odnosi na arhivsku građu izvorno nastalu u elektronskom obliku kao i nadležnost i delatnost arhiva u Republici Srbiji.
Njime se jasno definišu obaveze svih stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala. Radi boljeg razumevanja na koga se zakonska obaveza odnosi, izdvojićemo zakonske definicije stvaraoca i imaoca.
Stvaralac arhivske građe i dokumentarnog materijala je pravno ili fizičko lice čijim delovanjem nastaje arhivska građa i dokumentarni materijal („Stvaralac“).
Imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je nosilac prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu) ili svako drugo (pravno ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom („Imalac“).
Dakle obaveze previđene novim Zakonom odnose se na pravna i fizička lica koja ispunjavaju navedene kriterijume. Preduzetnici, udruženja čiji su osnivači isključivo fizička lica, ogranak ili predstavništvo stranog privrednog društva, za sad nemaju obaveze propisane ovim Zakonom.
Zakon predviđa sledeće obaveze:
Donošenje opštih akata
Ministarstvo kulture i informisanja je Istorijskom arhivu Beograda dostavilo mišljenje u skladu sa kojim se usled otežanih uslova poslovanja i u skladu sa Zakonom, za sva pravna lica produžava rok za izradu obaveznih opštih akata do 31. decembra 2021. godine. Radi se o obavezi propisanoj članom 14. Zakona, a tiče se izrade sledećih normativnih akata:
- Opšti akt o načinu evidentiranja, klasifikovanja, arhiviranja i čuvanja arhivske građe i dokumentarnog materijala
Ovim aktom reguliše se primanje, pregledanje i raspoređivanje pošte, primljene neposrednom predajom, preko pošte, ili sredstava elektronske komunikacije, evidentiranje akata i predmeta i dostavljanje istih u rad, administrativno-tehničko obrađivanje akata i predmeta, otpremanje pošte, arhiviranje, korišćenje i stručno održavanje arhive, odabiranje arhivske građe i uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala, predaja arhivske građe nadležnom istorijskom arhivu, itd. Akt treba da bude personalizovan i usklađen sa potrebama poslovanja konkretnog Imaoca / Stvaraoca.
- Opšti akt o načinu evidentiranja, zaštite, i korišćenja elektronskih dokumenata
Ovim aktom reguliše se elektronsko kancelarijsko poslovanje, način i postupak rada u informacionom sistemu, zaštita elektronskih dokumenata, pristup informacionim sistemima, obaveze društva kao Stvaraoca i Imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, itd. Akt treba da bude personalizovan i usklađen sa potrebama poslovanja konkretnog Imaoca / Stvaraoca.
- Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja
Ovaj akt se sastavlja u vidu tabele u koju se unosi lista kategorija arhivske građe, odnosno dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, nastalim od osnivanja Stvaraoca / Imaoca, i koji će nastati u narednom periodu. Za trajno čuvanje određuju se kategorije materijala koje sadrže podatke od značaja za istoriju i druge naučne oblasti, za kulturu uopšte i ostale društvene potrebe ili podatke koji odražavaju suštinu rada Stvaraoca / Imaoca.
Za dokumentarni materijal koji nije ocenjen kao arhivska građa za trajno čuvanje, rokovi čuvanja se određuju zavisno od potreba Stvaraoca / Imaoca za korišćenje u praktične svrhe, kao i u skladu sa posebnim zakonskim propisima.
Nadležni javni arhiv daje saglasnost na listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Arhivska knjiga
- Obaveza vođenja arhivske knjige
Svi Stvaraoci / Imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, osim fizičkih lica, su obavezni da vode arhivsku knjigu, dakle obavezni su da je vode: državni organi i organizacije, organi teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, imaoca javnih ovlašćenja, privredna društava i druga pravna lica. Arhivska knjiga predstavlja inventar dokumentacije. U arhivsku knjigu se ne upisuje sam sadržaj dokumenata, niti njihovi naslovi nego se grupno popisuje količina dokumenata nastala u kalendarskoj godini, grupisana po kategorijama. Takođe, upisuje se i fizička lokacija na kojoj se ti dokumenti nalaze. U arhivsku knjigu se upisuje samo originalni dokumentarni materijal, ne i kopije. Arhivska knjiga se ne vodi posebno za svaku godinu, već u kontinuitetu. Ona je jedna, jedinstvena i centralna. Jednom dat, redni broj u arhivskoj knjizi se ne ponavlja. Preporuka je da se u istom registratoru ili drugom skladišnom mestu, ne mešaju kategorije, ali ako se mešaju, da se mešaju one koje imaju isti rok čuvanja. Čuvanje kategorija sa istim rokom čuvanja na istom mestu omogućava lakše izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala - drugim rečima uništavanje dokumenata kojima je istekao rok trajanja. Ukoliko su svežnjevi dokumentacije nastali u jednoj kalendarskoj godini i odnose se na istu kategoriju dokumentarnog materijala, dobijaju identičnu arhivsku oznaku. Ukoliko nije vođena arhivska knjiga, sva dokumentacija iz proteklih godina bi trebalo da se popiše.
Ako se arhivska građa predaje trećem licu - društvu koje vrši čuvanje dokumentacije, potrebno je o tome obavestiti nadležni arhiv sa popisom predate arhivske građe. Takođe u slučaju da arhivska građa bude uništena u požaru, poplavi, hakerskom napadu itd. potrebno je uneti primedbu u arhivsku knjigu i obavestiti nadležni javni arhiv.
- Obaveza dostavljanja prepisa arhivske knjige
Prepis arhivske knjige se dostavlja najkasnije do 30. aprila tekuće godine za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini, a ukoliko do sada niste dostavljali arhivsku knjigu onda prvi put dostavljate kopiju cele arhivske knjige. Za sada se prepis arhivske knjige dostavlja u papirnoj (npr. fotokopija) odnosno odštampanoj formi, overeno (ako Stvaralac koristi pečat) i potpisano od strane odgovornog lica kod Stvaraoca. Ideja je da se omogući elektronsko dostavljanje prepisa u budućnosti.
Ostale obaveze predviđene Zakonom
Pored navedenog, u skladu sa Zakonom, Imalac / Stvaralac arhivske građe odnosno dokumentarnog materijala je u obavezi da:
- obezbedi odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom;
- evidentira, označava, klasifikuje, datira i arhivira arhivsku građu i dokumentarni materijal;
- predaje arhivsku građu nadležnom arhivu pod uslovima i u rokovima predviđenim Zakonom;
- osigura trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu;
- pribavi mišljenje nadležnog arhiva pre preduzimanja mera koje se odnose na arhivsku građu i dokumentarni materijal (statusne promene, fizičko preseljenje, adaptacija prostorija, otvaranje stečaja ili likvidacije, mikrofilmovanje, digitalizacija i dr.);
- odabira arhivsku građu i izdvaja radi uništenja bezvredan dokumentarni materijal kojem je istekao rok čuvanja, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka;
- omogući ovlašćenom licu nadležnog javnog arhiva stručni nadzor nad evidentiranjem, klasifikovanjem, odabiranjem, arhiviranjem, čuvanjem, stručnim održavanjem i zaštitom arhivske građe, odnosno nad njenim odabiranjem iz dokumentarnog materijala;
- postupa u skladu sa merama i rokovima koje nadležni arhiv naloži rešenjem a na osnovu prethodno sačinjenog zapisnika o utvrđenom stanju zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala;
- obavesti nadležni javni arhiv o svim promenama koje su od značaja za arhivsku građu najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka.
Više reči o uslovima za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod Stvaraoca i Imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala biće u nekom od narednih tekstova.
Ovaj tekst ne predstavlja pravni savet, već stav autora.
Autor: Mina Radojević, advokat - saradnik u AK STATT
