Globalne krize, ratovi i prirodne nepogode, ali i lični interesi pojedinaca u traganju za boljim životom i većim izgledima za zapošljavanje, ili porodični razlozi, doveli su do velikih migracija stanovništva. Značajan broj stranaca se opredelio za boravak u Republici Srbiji. Takođe, brojne strane kompanije registrovale su ogranke ili predstavništva i osnivaju kompanije u našoj zemlji ili kupuju domaće kompanije.
Zajedničko svim navedenim kategorijama je potreba da prođu kroz postupak legalizacije dokumenata kako bi se obezbedilo njihovo priznanje u Republici Srbiji.
Potreba legalizacije dokumenata izdatih u inostranstvu da bi bili validni u Republici Srbiji
Strane kompanije koje su osnivači i/ili vlasnici privrednih društava u Srbiji često moraju da daju punomoćje advokatima koji ih zastupaju, ili da dostave određene dokumente kao što su izvodi iz javnih registra, kopije ličnih dokumenata stvarnih vlasnika, bankovni izvodi i drugi. Takođe, u cilju priznavanja strane sudske presude i njenog izvršenja u našoj zemlji, privredno društvo je dužno da dostavi originalni primerak pravosnažne i izvršne presude i izvod iz poslovnog registra.
Pojedinci takođe često imaju potrebu da regulišu svoj građanski status u Srbiji, zbog čega moraju da dostave validna dokumenta, kao što su izvodi, izjave, uverenja o nekažnjavanju ili da se ne vodi krivični postupak i slično.
Privatne isprave ili dokumenti dobijeni elektronskim putem od javnih registara i drugih organa bez potpisa i pečata mokrim mastilom, prethodno moraju biti overeni kod javnog beležnika, suda ili drugog nadležnog organa u zemlji porekla.
Da bi svi gore pomenuti dokumenti bili validni u Republici Srbiji pred bilo kojim organom, bankom ili institucijom, isti moraju biti overeni putem:
- apostila ako je Konvencija od 5. oktobra 1961. o ukidanju potrebe legalizacije stranih javnih isprava potpisana u Hagu (u daljem tekstu „Konvencija iz 1961.“)[1] primenjiva u zemlji izdavanja dokumenta, ili
- pune diplomatsko-konzularne legalizacije, što predstavlja značajno duži proces nadovere dokumenata od različitih organa, a u zavisnosti od vrste dokumenta i zemlje izdavaoca dokumenta, u kom slučaju dokument dobija status važeće javne isprave u Republici Srbiji tek nakon overe u diplomatsko-konzularnom predstavništvu Srbije.
U slučaju da dokument nije preveden na srpski jezik u zemlji izdavanja, potrebno je da se prevede od strane ovlašćenog sudskog prevodioca u Srbiji.
Na dokument se stavlja potpis i pečat prevodioca, a prevodi se i tekst na svim pečatima.
U praksi je uobičajeno da se zahteva da dokumenta ne budu starija od 6 meseci.
U kojim slučajevima nije potrebna legalizacija?
- Izvodi iz matičnih knjiga;
- U slučaju da je država koja je izdala izvod iz matične knjige, ratifikovala Konvenciju o izdavanju izvoda iz matičnih knjiga na više jezika sačinjena u Beču, 8. septembra 1976. godine[2], takvi višejezični izvodi iz matičnih knjiga izdati u državi ugovornici priznaju se u Srbiji bez legalizacije.
- Ratifikovan međunarodni ugovor;
- U slučaju kada je zaključen i ratifikovan međunarodni ugovor o izuzeću određenih javnih isprava od bilo koje vrste legalizacije između Srbije i druge zemlje.
- De facto reciprocitet
- Kada dokumenti koji se izdaju u drugoj državi ne podležu legalizaciji u Srbiji, i obrnuto. Mišljenje o eventualnom postojanju faktičkog reciprociteta daje Ministarstvo pravde.
- Kada državni organ, ustanova ili drugo lice u Srbiji pred kojim će se koristiti javna isprava izdata u drugoj državi ne zahteva legalizaciju;
- Kada legalizacija nije moguća zbog prirode, karaktera ili vrste javnih isprava (putne isprave, lične karte i sl.);
- Kada se javne isprave odnose na komercijalne, spoljnotrgovinske ili carinske poslove, odnosno prate izvezenu ili uvezenu robu, a izdaje ih ili overava nadležna Privredna komora ili carinski organi (carinske deklaracije, fakture, potvrde o carinskom nadzoru, poreklu, direktnoj pošiljci, krajnjem korisniku i slično).
Konvencija iz 1961. je znatno skratila opsežnu proceduru diplomatsko-konzularne legalizacije javnih isprava. Kako se međunarodni tokovi kapitala, roba, sirovina, ljudi i usluga kontinuirano ubrzavaju, u svetu postoji potreba da se procesi priznavanja javnih isprava među zemljama učine bržim, jednostavnijim i jeftinijim.
Ovaj tekst ne predstavlja pravni savet, već stav autora.
Autor: Tijana Levakov, advokat, advokatska kancelarija Moravčević, Vojnović i partneri AOD u saradnji sa Schoenherr
[1] Za listu zemalja koje su ratifikovale Hašku konvenciju prati sledeći link: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
[2]Za listu zemalja koje su ratifikovale Konvenciju o izdavanju izvoda iz matičnih knjiga na više jezika prati sledeći link: https://treatydatabase.overheid.nl/en/Treaty/Details/001693
