Koje su glavne novine koje uvodi novi Zakon u odnosu na prethodni Zakon o kulturnim dobrima?
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti (Sl. glasnik RS 6/2020) u primeni je od 1. februara 2021. godine. Dugo se čekalo na donošenje ovog propisa, koji detaljno uređuje zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala od momenta njenog nastanka kroz sve buduće faze zaštite i arhiviranja.
Prethodni Zakon o kulturnim dobrima, gde je arhivska građa uređivana kroz segment pokretnih kulturnih dobara, datirao je iz 1994. godine, oblast preliminarne zaštite arhivske građe i dokumetranog materijala, dok je ona još kod stvaraoca/imaoca, uređivao je samo manjim delom (od 37. do 41. člana), te je ovaj prvi kontekst zaštite kod neposrednog stvaraoca/imaoca, detaljnije bio normiran internim aktima iz oblasti kancelarijskog i arhivskog poslovanja.
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti veliku pažnju posvećuje upravo samom definisanju i jasnoj operacionalizaciji arhivskih pojmova, a potom i detaljnim, takasativno navedenim obavezama stvaraoca/imaoca- pravnih i fizičkih lica nad svojom arhivskom građom, kao i obavezama javnih arhiva, koji kao ustanove zaštite, preuzimaju na dalje čuvanje arhivsku građu trideset godina nakon nastanka, ukoliko ona nema operativan i funkcionalan dalji značaj sa stvaraoca/imaoca. Arhivska građa se utvrđuje i štiti apriori, kontinuiranim upravljanjem dokumentarnim materijalom, kategorizacijom i sistematizacijom, te odabiranjem arhivske građe i čuvanja celokupne dokumentacije u skladu sa utvrđenim rokovima čuvanja.
Krucijalna novina Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti je zaštita elektronskog dokumenta, posebno elektronske arhivske građe.
Prema čl. 9, pravna lica su u obavezi da pored svih drugih navedenih mera, osiguraju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu.
Zakonom je propisana i uređena zaštita celokupnog dokumetarnog materijala, bez obzira na oblik, formu nastanka. Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala.
Takođe, doneta su i brojna podzakonska akta koja bliže uređuju zaštitu arhivske građe.
Još jedna novina, koju bih istakla je da je sada uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala obavezan postupak za sva pravna lica, godinu dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja. Zakon ne prepoznaje pojmove „ izlučivanje, škartiranje“ iako su oni terminološki i dalje ustaljeni u praksi i kod stvaraoca/imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i u javnim arhivima.
Novina Zakona je i da je tačno propisano ko je u obavezi da pribavi pisanu saglasnost za uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala:
Dokumentarni materijal nastao radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća i imalaca javnih ovlašćenja, čiji je rok čuvanja istekao uništava se po pribavljenom odobrenju u pisanoj formi nadležnog javnog arhiva.
Kako Zakon definiše arhivsku građu i dokumentarni materijal, i u čemu je razlika između ova dva pojma?
Arhivska građa, predstavlja onaj segment dokumentarnog materijala, koji se trajno čuva. To je odabrani izvorni, a u nedostatku izvornog, i svaki reprodukovani oblik dokumenta, ili zapisa koji su nastali radom i delovanjem državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja, privrednih društava, preduzetnika, lica koja obavljaju registrovanu delatnost, verskih zajednica, kao i drugih pravnih ili fizičkih lica, a od trajnog su značaja za kulturu, umetnost, nauku, prosvetu i druge društvene oblasti, bez obzira na to kada i gde su nastali, i da li se nalaze u ustanovama zaštite kulturnih dobara, ili van njih, i bez obzira na oblik i nosač zapisa na kome su sačuvani; Arhivsku građu čini i ona arhivska građa koja je izvorno nastala u elektronskom obliku. Arhivska građa čuva se trajno u obliku u kojem je nastala.
Dokumentarni materijal, iz kojeg nije izvršeno odabiranje arhivske građe, ne sme se oštetiti ni uništiti, bez obzira na to da li je mikrofilmovan ili digitalizovan.
Stoga su sva pravna lica u obavezi da redovno i blagovremeno sistematizuju, klasifikuju i označavaju svoju dokumentaciju, da iz nje odabiraju arhivsku građu, da dokumetarni materijal čuvaju u skladu sa utvrđenim rokovima čuvanja, a da izdvajaju radi uništavanja bezvredan materijal.
U praktičnom smislu, to znači da arhivsku građu čini onaj deo dokumentarnog materijala koji ima trajan/ odnosno trajno operativan rok čuvanja, utvrđen Listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala na koju je dao saglasnost nadležni javni arhiv.
Ko su stvaraoci arhivske građe i imaoci, i koje su njihove konkretne obaveze po Zakonu?
I fizička i sva pravna lica su stvaraoci arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Stvaraoci i imaoci arhivske građe su dužni da savesno, pažnjom dobrog domaćina, čuvaju u sređenom i bezbednom stanju arhivsku građu i dokumentarni materijal, u obliku u kojem su nastali. Fiziča lica su u obavezi da štite svoju arhivsku građu u skladu sa Zakonom, dok su pravna lica u obavezi da primenjuju i sve postupke zaštite nad arhivskom građom i dokumentarnim materijalo, koji su propisani ovim Zakonom, da u ovim poslovima redovno koordiniraju sa nadležnim javnim arhivom, sve do predaje svoje arhivske građe nadležnom javnom arhivu. Članom 9. Zakona navedene su taksativne obaveze koje bi trebalo da sprovode sva pravna lica, stvaraoci/imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala, a od svih utvrđenih mera navela bih one koje su u praktičnom smislu kontinuirane i redovne: upravljanje dokumentarnim materijalom sa izaradom opštih akata iz oblasti zaštite i valorizacije dokumentarnog materijala, izrada i ažuriranje Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala na koju je saglasnost dao nadležni javni arhiv, redovno godišnje inventarisanje dokumentarnog materijala u propisan obrazac arhivske knjige, kao i dostava obrasca arhivske knjige nadležnom javnom arhivu, do 30. aprila tekuće godine sa podacima za prethodnu godinu, sporvođenje postupka bezbednog uništavanja dokumentarnog materijala, sve do predaje arhivske građe nadležnom javnom arhivu na dalje čuvanje.
Imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala su nosioci prava na arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu (vlasnik, odnosno imalac drugog stvarnog prava ili strana u obligacionom odnosu), ili svako drugo (pravno, ili fizičko) lice koje, na bilo koji način i po bilo kojem osnovu ima državinu nad njom. Dakle, lica kod kojih se u posedu nalazi arhivska građa i dokumetarni materijal po ma kom osnovu: bilo da je zatečena radom pravnih prethodnika, preseljenjem, ili nekim drugim vidom prava nad građom.
Šta Zakon propisuje u vezi sa elektronskom arhivskom građom i kako će se ona tretirati?
Zakon o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti propisuje identične obaveze i utvrđuje postupke u vezi sa čuvanjem, evidentiranjem i tretiranjem, kao i kada je u pitanju zaštita arhivske građa u klasičnom, neelektronskom formatu, s tim da specifičnosti elektronskog dokumenta, zahtevaju i tehnički posebne procedure za sprovođenja ovih mera zaštite.
Koje su obaveze pravnih lica (privrednih subjekata) u pogledu imenovanja odgovornog lica za zaštitu arhivske građe?
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala dužan je da odredi odgovorno stručno lice za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala i postupanje sa arhivskom građom i dokumentarnim materijalom, kao i da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje svojih zaposlenih, ali posebno i samu proveru stručne osposobljenosti svih zaposlenih koji upravljaju dokumentima.
Šta je arhivska knjiga, kako se vodi i kada se dostavlja nadležnom javnom arhivu?
Arhivska knjiga je osnovna evidencija o celokupnoj arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu nastalom u radu stvaraoca, odnosno opšti inventarni pregled celokupnog arhivskog i dokumentarnog materijala iz ranijih godina, koju su stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala obavezni da vode od osnivanja, kao i dokumentarnog materijala koji se po bilo kojem osnovu nalazi kod stvaraoca i imaoca.
Sva pravna lica su u obavezi da vode arhivsku knjigu na propisanom obrascu. Obrazac Arhivske knjige i način popunjavanja obrasca, kao i dostave nadležnom javnom arhivu, detaljno je normiran Pravilnikom o obrascu arhivske knjige ( Sl. glasnik RS 34/2022) Arhivska knjiga vodi se na obrascu AK, koji je ilustrovan i pojašnjen u pravilniku, a prepis arhivske knjige dostavlja nadležnom javnom arhivu najkasnije do 30. aprila tekuće godine, za dokumentarni materijal nastao u prethodnoj godini.
Koju ulogu igra Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja? Kako se donosi, ko odobrava, i koji je značaj?
Lista kategorija arhivske građe i dokumentrnog materijala sa rokovima čuvanja predstavlja „krvotok“ upravljanja dokumentarnim materijalom i arhiviranja. To je normatiiv kojim se valorizuje dokumentacija i utvrđuje šta je arhivska građa. Lista definiše kategorije dokumentarnog materijala u celokupnom organizacionom smislu i što je sadržajnija i detaljnija, to je i svrsishodnija u radu.
Kada govorimo o bezbednom tretmanu dokumentarnog materijala, posebno uništavanju bezvrednog dokumentarnog materijala, moramo imati u vidu da se postupak uništavanja upravo bazira isključivo na korišćenju ovog akta. S druge strane, popis dokumentarnog materijala u obrazac arhivske knjige je moguć jedino uz korišćenje Liste kategorija arhivske građe i dokumetarnog materijala. Lista takođe ima posebnu upotrebnu vrednost i nužna je osnova prilikom izrade/korišćenja softvera za upravljanje dokumentima, odnosno e-arhive. Lista kategorija se ažurira svaki put kada dođe do promene u kategorijama, odnosno rokovima čuvanja dokumentarnog materijala. Postupak izmene/dopune Liste kategorija identičan je kao i postupak za njeno donošenje.
Predlog Liste kategorija sačinjava stvaralac/imalac uz konsultaciju sa nadležnim javni arhivom. U predlog Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala se unosi kompletan dokumentarni materijal i svi rokovi čuvanja predviđeni zakonima koji uređuju posebne delatnosti pravnog lica koje donosi Listu kategorija.
Lista kategorija je u primeni kod stvaraoca/imaoca samo onda, kada na nju da pisanu saglasnost nadležni javni arhiv.
Koji su uslovi za izlučivanje bezvrednog dokumentarnog materijala?
Pre stupanja na snagu Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, dokumentarni materijal se mogao uništavati jednostavno nakon isteka roka čuvanja utvrđenog posebnim zakonima, ili na osnovu same Liste kategorija na koju je saglasnost dao nadležni javni arhiv. U skladu sa novim Zakonom, pored ovog uslova, odnosno korišćenja Liste kategorija, nužno je i da je predmetni dokumentarni materijal prethodno evidentiran i inventarisan u arhivskoj knjizi.
Tek tada, kada se zadovolje ova dva ključna uslova, javni arhiv izdaje pisano odobrenje za uništavanje bezvrednog dokumentarnog materijala. Ono što bih istakla da je važno prilikom započinjanja postupka uništavanja, jeste da se proveri da li je pored roka čuvanja, istekao i operativan značaj materijalu koji se predlaže za uništavanje.
Nekada, praksa pokaže kako je uprkos zastarelom roku čuvanja, dokumentaciju potrebno čuvati duže. U tom slučaju, u obavezi smo da korigujemo rokove čuvanja predmetne dokumentacije, predlažući izmene/ produžetak rokova čuvanja u samoj Listi kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Kako se postupa sa dokumentima koji nisu nastali kao elektronski, ali su naknadno digitalizovani? Da li original mora uvek da se čuva?
Digitalizacija predstavlja jednu od propisanih mera zaštite arhivske građe u arhivima. Digitalizacija u tom smislu, predstavlja prenos arhivske građe, iz oblika koji nije elektronski, u elektronski oblik. Elektronski dokument koji je nastao digitalizacijom izvornog dokumenta čija forma nije elektronska, smatra se kopijom izvornog dokumenta.
Izvorna forma dokumentarnog materijala čuva se u skladu sa Listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i utvrđenim rokovima čuvanja. Stvaraoci nisu u obavezi da primenjuju mere zaštite nad kopijama dokumentarnog materijala, ali svakako ukoliko nije sačuvan izvorni dokument, reprodukovana forma može imati svoj značaj u kognitivnom smislu.
U skladu sa čl. 4. Pravilnika o bližim merama zaštite arhivske građe ( Sl. glasnik RS 29/2021) digitalizacija arhivske građe obavlja se radi lakšeg korišćenja i zaštite arhivske građe. Ciljevi digitalizacije su: obezbeđivanje dostupnosti informacija o arhivskoj građi, stvaranje nove i dopune postojeće dokumentacije o arhivskoj građi, promocija i predstavljanje arhivske građe, povećanje broja korisnika arhivske građe, stvaranje novih sadržaja i uvođenje novih usluga i razmena podataka između ustanova zaštite kulturnih dobara.
Koje sankcije se predviđaju za nepoštovanje odredbi Zakona (pravna lica / odgovorna lica)?
Kaznene odredbe Zakona predvidele su novčane kazne u iznosu od 50.000 do 2.000.000 dinara za pravno lice, kao i za odgovorno lice u pravnom licu 5.000 do 150.000 dinara, ukoliko ne postupa u skladu sa propisanim merama zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala.
Da li su svi organi, organizacije, preduzeća već spremni da ispune tehničke i kadrovske zahteve novog Zakona? Gde su najveći izazovi?
U metodološkom i praktičnom smislu, novi Zakon nije doneo neke krucijalne novine u samoj arhivskoj delatnosti, jer sve obaveze koje nisu bile utvrđene Zakonom o kulturnim dobrima, bile su normirne podzakonskim, opštim aktima o kancelarijskom i arhivskom poslovanju, koji su detaljno interno uređivali zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala, tada nazivanog „registraturski“ materijal kod pravnih lica.
Dakle, opšti princip rada na zaštiti, vođenje arhivske knjige, primena liste kategorija, postupak izlučivanja su, generalno, bili obaveza stvaralaca dokumentarnog materijala, registratura i pre novog Zakona. Sada je, međutim, ova delatnost „vidljivija“ i svakako, zakonske kazne su znatno više nego što je to utvrđivao Zakon o kulturnim dobrima ( Sl. glasnik RS 71/94).
Samim vremenskim kontekstom kada je donet Zakon o kulturnim dobrima ono što tada zakon nije uredio jeste zaštita i arhiviranje elektronske arhivske građe i elektronskog dokumentarnog materijala. Upravo su ovde najveći izazovi struke- da se u vremenskom smislu, obezbedi trajno čuvanje i izvorne originalne elektronske arhivske građe. Posebno je neophodna dodatna tehnička opremljnost i stvaraoca/imaoca i samih javnih arhiva, kadrovska struktura, odnosno osposobljavanje zaposlenih na poslovima elektronskog arhiviranja.
Doneti su brojni propisi i normativi koji utvrđuju zaštitu elektronskih dokumenata i elektronske arhivske građe. Od 1. januara 2024. godine na snazi je i Uredba o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku, (Uredba o elektronskom arhiviranju), koja upravo normira obaveze koje treba da ispune stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala pri čuvanju i zaštiti arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku
Kako će novi Zakon doprineti boljoj transparentnosti i pristupu arhivskoj građi?
Zakon je propisao da su sva pravna lica u obavezi da evidentiraju svoj celokupni dokumentarni materijal u obrazac arhivske knjige. Ovaj obrazac daje osnovne informacije o vrsti i kategoriji dokumentarnog materijala, njihove rokove čuvanja, ali i lokaciju na kojoj se konkretna arhiva čuva. Zakon je predvideo i obavezu da se arhivska građa nakon trideset godina od njenog nastanka predaje nadležnim javnim arhivima.
Kako smo videli da Zakon predviđa primenu svih metodoloških postupaka i evidencija paralelno i nad elektronskim dokumentima, očigledno je da će se na ovaj način objedinjavati arhivski fond stvaraoca arhivske građe i dokumentarnog materijala, kao jedinstvena celina, sa identičnim podacima za sve forme arhivske građe.
Dodatno, uvođenjem informacioniih sistema za elektronsko arhiviranje, kompletan dokumentarni materijal uključujući i elektronsku arhivu, evidentira se u obrazac arhivske knjige i podaci o tome će se blagovremeno i objedinjeno dostavljati nadležnim javnim arhivima.
Predviđeno je da organi, kao stvaraoci i imaoci vrše pouzdano elektronsko čuvanje u softverskom rešenju eArhiv koji je deo arhivskog informacionog sistema. Sva korespodencija sa javnim arhivima sprovodiće se putem Portala eUprava.
Arhivski fond Republike Srbije čini sva arhivska građa koja se nalazi na teritoriji Republike Srbije, kao i arhivska građa koja predstavlja deo kulturnog nasleđa Republike Srbije a nalazi se van njene teritorije, kao i kopije stranih izvora koji se odnose na istoriju Srbije i srpskog naroda.
Pored inventarisanja kategorija arhivske građe u obrazac arhivske knjige, kao i evidentiranjem arhivskih fondova u arhivski informacioni sistem na nivou Republike Srbije, dodatno će se omogućiti javnim arhivima uvid u celokupnu arhivsku građu dok je ona još kod stvaraoca/imaoca ,a time i blagovremna primopredaja arhivske građe u javne arhive.
Arhivski informacioni sistem je jedinstveni centralizovani informacioni sistem javnih arhiva koji primenjuju jedinstvene standarde za upravljanje dokumentima i informacijama o arhivskoj građi.
Sama digitalizacija arhivske građe dodatno ubrzava pristup javnosti arhivskoj građi u javnim arhivima.
Koji su rokovi za primenu pojedinih odredbi Zakona – da li su svi rokovi odmah, ili postoje faze?
Zakon je predvideo određene rokove za postupanje stvaraoca/ imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala i to: kada je reč o roku za dostavu arhivske knjige nadležnom javnom arhivu (utvrđen rok je 30. april tekuće godine, za dostavu prepisa arhivske knjige iz prethodne godine); utvrđen je rok za započinjanje postupaka bezbednog uništavanja bezvrednog dokumentarnog materijala (godinu dana od dana isteka utvrđenog roka čuvanja dokumentarnog materijala); rok za obaveštavanje javnih arhiva o raznim promenama u načinu čuvanja građe i od značaja za arhivsku građu (najkasnije u roku od 30 dana od dana njihovog nastanka).
Kada govorimo o rokovima za konkretne postupke zaštite arhivske građe i dokumentarnog materijala, neposredno kod pravnih lica stvaraoca/imaoca, oni se nalažu isključivo od strane stručnih arhivskih službi za zaštitu arhivske građe van arhiva, koji ispred javnih arhiva vrše neposredan uvid u dokumentaciju stvaraoca na terenu i nalažu mere za postupanje sa pratećim rokovima za realizaciju tih mera.
Dakle, predlog čitaocima je da ne prikupljaju sa interneta informacije raznih pružaoca usluga arhiviranja, koji u cilju realizacije svojih poslova, upućuju na nekakve konkretne rokove, već da se za svaku nedoumicu oko roka za realizaciju pojedinačnih postupaka iz oblasti arhiviranja, posebno za stručnu pomoć, obrate isključivo predstavnicima nadležnog javnog arhiva.
Javni arhivi, pored navedenih mera i naloženih rokova za postupanje, daju vrlo konkretne smernice i podršku svojim registraturama, u cilju realizacije zakonskih obaveza kod pravnih lica, odnosno registratura javnih arhiva.
Koji su zahtevi vezani za podzakonske akte, i da li je njima pokriveno sve što je neophodno za efikasnu primenu Zakona?
Pored Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, doneta su i brojna podzakonska akta, koja bliže i detaljnije uređuju određene aspekte zaštite arhivske građe i kod stvaraoca/imaoca i u javnim arhivima.. Tako, imamo propisane uslove za arhivske depoe i nužne elemente za fizički smeštaj arhivske građe, pravilnik o merama zaštite arhivske građe, pravilnik o obrascu arhivske knjige, reviziji arhivskih fondova i dr.
Podzakonskim aktima, međutim, nije uređen sam način izrade predloga Liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca/imaoca, kao ni najosetljiviji postupak u sistemu zaštite arhivske građe, a to je obavezujući postupak uništavanja bezvrednog dokumentarnog materijala. Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja je neophodan akt i prilikom uvođenja softvera za elektronsko arhiviranje. Vodeći se sopstvenim višedecenijskim radom na poslovima zaštite arhivske građe na terenu, kod neposrednih stvaraoca, kao i učešćem u radnim grupama za izradu podzakonskih akata, ponudila sam ove godine, široj javnosti i svim pravnim licima, publikaciju, praktičan priručnik, upravo na temu izrade predloga liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa postupkom izlučivanja bezvrednog dokumetarnog materijala, sa nazivom: „Od ad akta do škarta“.
Kada govorimo o digitalizaciji. Šta predstavlja “usluga kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata”, i pod kojim uslovima original, digitalizovan dokument može biti uništen?
U skladu sa čl. 13. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, arhivska građa u elektronskom obliku nastala radom državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova i imalaca javnih ovlašćenja, pre predaje nadležnom arhivu, može se privremeno dati na čuvanje samo državnom organu, organizaciji i pružaocu usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja.
Kvalifikovano elektronsko arhiviranje može obavljati isključivo pružalac usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata, koji je registrovan za tu uslugu od strane nadležnog Ministarstva informisanja i telekomunikacija RS.
U sladu sa članom 6. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti, izvorni oblik dokumentarnog materijala, koji nije elektronski i za koji nije propisan trajan rok čuvanja može se uništiti i pre isteka propisanog perioda čuvanja, ukoliko se čuva u okviru usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja dokumenata.
Koji su kriterijumi stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentarnim materijalom?
Stvaralac i imalac arhivske građe i dokumentarnog materijala je u obavezi da obezbedi stručno osposobljavanje i usavršavanje, kao i proveru stručne osposobljenosti zaposlenih koji upravljaju dokumentima. Zakonom nije precizirano koji je kriterijum stručne osposobljenosti zaposlenih.
Jedina sistemska i redovno sprovođena edukacija iz oblasti Arhivistike, kao stručna obuka sa proverom obučenosti zaposlenih u samim javnim arhivima, sprovodi se kroz stručni arhivistički ispit u oblasti zaštite arhivske građe i to u matičnom Državnom arhivu Srbije, kao i u pokrajinskom Arhivu Vojvodine. Za polaganje ovog stručnog ispita, pored zaposlenih u javnim arhivima, mogu se prijaviti zaposleni iz iinstitucija u čijem sastavu postoji posebna organizaciona jedinica za arhivsku građu, odnosno arhivsko odeljenje.
Upravo zbog potrebe da se zaposleni upoznaju sa procedurama zaštite svoje arhivske građe i dokumentarnog materijala, a koje su bile obavezujuće i pre donošenja novog Zakona, sada već davne, 2008. godine, pokrenula sam, sa kolegama arhivistima u Državnom arhivu Srbije, seminar za zaposlene u registraturama, koji se do sada realizovao svake godine i gde su polaznici bili u mogućnosti da pohađaju predavanja istaknutih stručnjaka, arhivista i arhivskih savetnika, kao i predavače iz oblasti informacionih tehnologija.
S obzirom na zakonske obaveze redovnog arhiviranja za sva pravna lica, značaj i aktuelnost teme, čest sam gost predavač na brojnim seminarima koji se organizuju u cilju edukacije i upoznavanja zaposlenih sa ovom oblašću.
Kako se štite prava građana u pristupu arhivskim dokumentima – da li su procedure jednostavne, koliko je transparentna / javna dokumentacija?
Arhivska građa koja je predata javnim arhivima, po pravilu, dostupna je za korišćenje nakon isteka roka od trideset godina od dana njenog nastanka. Zakon je detaljno definisao uslove i način korišćenja arhivske građe u arhivima.
Sva arhivska građa, koja se baštini u Arhivu Agencije za privredne registe javno je dostupna i procedure su vrlo jednostavne. Dovoljno je da se popuni formular, ili da se zahtev dostavi u slobodnoj formi i zaposleni arhivari prioritetno opslužuju stranke.
Takođe, stranke mogu dobiti kopije zahtevanih dokumenata putem pošte na navedenu adresu, elektronskom poštom, ili ličnim preuzimanjem u prostorijama sedišta APR-a, ili u organizacionim jedinica i opštinskim kancelarijama.
Da li postoje primjeri iz prakse već sada. Da li su neka preduzeća ili ustanove već sastavila i usvojila svoje Liste kategorija dokumentarnog materijala?
Uveliko se radi na izradi sopstvenih Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, kod stvaraoca/imaoca dokumentarnog materijala. Brojna pravna lica, generalno, već imaju usvojene Liste kategorija, shodno čl. 14. Zakona o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti.
Važno je napomenuti da se Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja ne može primenjivati u radu stvaraoca/imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala, bez prethodno dobijene pisane saglasnosti nadležnog javnog arhiva.
Pored zakonske obaveze, Lista kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja je vrlo praktičan dokument, koji valorizuje sve kategorije dokumetarnog materijala koji nastaju radom pravnog lica, utvrđuje njihovu arhivsku građu, definiše naziv dokumentarnog materijala, ali predstavlja i bazu za izradu arhivskih softverskih sistema, te tako i povezuje klasično i elektronsko arhiviranje.
